تحلیل تاخیرات پروژه با نرم افزار Microsoft Project

چکیده : این مقاله به تحلیل تاخیرات پروژه ها با استفاده از نرم افزار  Microsoft Project   می پردازد و دو رویکرد اصلی آینده نگر و گذشته نگر را مورد بررسی قرار می دهد. با استفاده از این روش ها، امکان شناسایی تاثیرات تاخیرات و مدیریت بهتر پروژه ها فراهم می شود.

مدیریت پروژه ها در دنیای امروز با چالش های متعددی همراه است. یکی از این چالش ها، تاخیرات در زمان بندی پروژه ها است که به ویژه در صنعت ساخت وساز رایج می باشد. به طوری که آمارها نشان می دهد بیش از 88 درصد از پروژه ها در موعد خود به پایان نمی رسند. برای این که بتوان با این مشکلات مقابله کرد، شناسایی و تحلیل تاخیرات به ابزاری حیاتی تبدیل شده است.

نرم افزار  Microsoft Project   (MSP) به عنوان یک ابزار قدرتمند در این زمینه، تحلیل های عمیق تری ارائه می دهد. استفاده از دو رویکرد اصلی، یعنی آینده نگر و گذشته نگر، به مدیران پروژه کمک می کند تا با تاخیرات به خوبی برخورد کنند و برنامه ریزی های لازم را به منظور کاهش تاثیرات منفی انجام دهند.

ضرورت تحلیل تاخیرات

تحلیل تاخیرات به معنای شناسایی و کمی سازی تاخیرات و تاثیرات آن ها بر زمان بندی پروژه است. این تحلیل نه تنها به مدیران اجازه می دهد تا نحوه پیشرفت پروژه را بهتر درک کنند، بلکه امکان درخواست تمدید مدت Extension of Time یا EOT را نیز در صورت بروز تاخیرات خارج از کنترل فراهم می کند. تحلیل تاخیرات به دو نوع اصلی آینده نگر و گذشته نگر تقسیم می شود که هر کدام کاربردهای خاص خود را دارند و مدیران پروژه باید با توجه به شرایط موجود یکی از این رویکردها را انتخاب کنند. در آموزش Microsoft Project به تحلیل تاخیرات توجه ویژه ای شده است.

رویکرد آینده نگر در تحلیل تاخیرات

تحلیل آینده نگر به بررسی تاثیر احتمالی تاخیر قبل از وقوع آن می پردازد. در این روش، با استفاده از برنامه زمان بندی به روز شده پروژه، تاثیر رویدادهای نامطلوب بر تاریخ اتمام پروژه پیش بینی می شود. این رویکرد مانند یک سیستم هشدار عمل می کند و به مدیران کمک می کند تا اقدامات پیشگیرانه را به موقع انجام دهند. در تحلیل آینده نگر، ابتدا باید یک خط مبنا (Baseline) برای پروژه تعیین شود. این خط مبنا به عنوان نقطه کنترلی عمل می کند و به مدیر پروژه امکان مقایسه وضعیت فعلی با وضعیت پیش بینی شده را می دهد.

برای تعیین خط مبنای پروژه در نرم افزار MSP، به بخش «Project» رفته و گزینه «Set Baseline» را انتخاب کنید. با این کار، داده های مربوط به زمان بندی، بودجه و دیگر جزئیات پروژه ذخیره می شود. سپس، در مرحله بعد، باید تاخیرات احتمالی در پروژه مشخص شده و به عنوان فعالیت های جدید در برنامه وارد شوند. این فعالیت ها به فعالیت های پیش نیاز و پس نیاز پیوند داده می شوند. در نهایت، نرم افزار MSP با توجه به این تغییرات، زمانبندی جدیدی ارائه می کند و تاثیرات احتمالی تاخیرات بر تاریخ اتمام پروژه را نشان می دهد.

رویکرد گذشته نگر در تحلیل تاخیرات

به نقل از کران زاده تحلیل گذشته نگر، بر شناسایی تاثیر واقعی تاخیراتی که پیشتر رخ داده اند، تمرکز دارد. در این رویکرد، وضعیت انجام شده با برنامه زمان بندی مبنا مقایسه می شود و مدیر پروژه می تواند بفهمد تاخیرها در کجا، به چه دلایلی و به چه مدتی رخ داده اند. این رویکرد نه تنها به بازنگری در سوابق پروژه کمک می کند بلکه زمینه هایی را که نیاز به بهبود دارند، شناسایی می کند.

برای اجرای تحلیل گذشته نگر در MSP، ابتدا باید دوباره خط مبنای پروژه را تنظیم کرد. سپس با پیشرفت پروژه، به طور منظم داده های واقعی وارد نرم افزار می شود. این داده ها شامل وضعیت پیشرفت فعالیت ها، تاریخ های شروع و پایان واقعی و هزینه های واقعی هستند. پیگیری تغییرات نیز اهمیت زیادی دارد. با استفاده از فیلدهای  Baseline Finish Variance  و  Total Slack ، می توان به راحتی فعالیت های بحرانی و انحراف های قابل توجه در زمانبندی را شناسایی کرد.

در نهایت، با ورود اطلاعات مربوط به تاخیرات واقعی و مقایسه آن ها با اطلاعات قبلی، می توان به ارزیابی دقیق تری از تاخیرات پرداخته و درک بهتری از عواملی که منجر به این تاخیرات شده اند پیدا کرد.

پیشرفت در مدیریت پروژه

استفاده از تحلیل های آینده نگر و گذشته نگر به مدیران پروژه کمک می کند تا با شناخت دقیق تری از وضعیت پروژه، تصمیمات بهتری اتخاذ کنند. این تصمیمات می توانند شامل برنامه ریزی مجدد، تخصیص منابع بیشتر به فعالیت های بحرانی یا درخواست برای تمدید مدت پروژه باشند. همچنین، یادگیری از تاخیرات گذشته به مدیران این امکان را می دهد که در پروژه های آینده از بروز مشکلات مشابه جلوگیری کنند.

نتیجه گیری

یادگیری روش های تحلیل تاخیرات پروژه با استفاده از نرم افزار    Microsoft Project، به مدیران این امکان را می دهد که نه تنها پروژه های جاری را به خوبی مدیریت کنند، بلکه به دانش و تجربیات ارزشمندی برای پروژه های آینده دست یابند. تحلیل تاخیرات فرصتی برای شناسایی مشکلات و کاستی ها فراهم می آورد و به جای تمرکز بر دعاوی قانونی، بر بهبود فرایندها و نتایج پروژه تاکید می کند. با تجزیه و تحلیل تاخیرات، مدیران می توانند از زمان و منابع خود بهره برداری بهتری کرده و در نهایت به موفقیت های بیشتری در پروژه ها دست یابند.